Um trotz Kostendruck Transparenz, Geschwindigkeit und Qualität zu erhöhen, bietet sich Automatisierung an, denn automatisierte Prozesse sind weniger fehleranfällig, arbeiten schneller und kosten im laufenden Betrieb weniger. Im Allgemeinen ist Automatisierung nur mit vorheriger Standardisierung und Optimierung möglich, da die Implementierung möglichst einfach sein sollte. Allerdings dreht sich die Welt währenddessen weiter. Das bedeutet, dass jeder Prozess ständig an neue Gegebenheiten angepasst werden muss. Da sich die Dynamik innerhalb und außerhalb des Unternehmens durch die Digitalisierung deutlich erhöht, kann es sogar passieren, dass noch während der Implementierung der Prozesse wesentliche Änderungen nötig werden.
Um schnell und adäquat auf Veränderungen reagieren zu können, muss die Fachabteilung die Prozesse immer unter Kontrolle haben, ohne gegen die IT arbeiten zu müssen. Die Lösung dieses typischen Konflikts ist relativ einfach, in dem technische Vorgänge möglichst klein und unabhängig voneinander gehalten werden. Dann lassen sich technische Vorgänge wie Bausteine zu komplexen – aber sehr flexiblen – Prozessen zusammenbauen und mit manuellen Schritten verzahnen. Voraussetzung ist eine klare Schnittstelle zwischen Fachabteilung und IT. Die Fachabteilung sollte in etwa wissen, was die einzelnen technischen Schritte bewirken, damit es nicht zu Inkonsistenzen kommt. Die IT benötigt die Information, wann die Schritte durchgeführt werden, damit es nicht mit IT-Projekten oder Wartungsfenstern zu Kollisionen kommt. Sowohl der Fachbereich als auch die IT sollten Verantwortliche und deren Vertreter bestimmen. Ein geregelter Übergabenprozess sorgt so für Sicherheit auf beiden Seiten. Am besten wird dieser Prozess durch ein entsprechendes System unterstützt.
Damit die Fachabteilungen ihre Prozesse bereichsübergreifend unter Kontrolle haben, ist die Prozessmanagementsoftware PEPPER nötig. Diese muss nicht nur die Transparenz mittels persönlicher ToDo-Listen und konzernübergreifender Planung unterstützen, sondern auch die Integration mit technischen Systemen intuitiv für beide Seiten ermöglichen. Dazu bietet die Relimit GmbH das Produkt VANILLA an. In VANILLA werden technische Prozesse hinterlegt und dokumentiert.
Diese Schritte können von der IT aus eingesehen werden, damit sie immer informiert ist, wann sie gefordert ist und wer bei Änderungen anzusprechen ist. Der Fachbereich kann in sein Prozessmanagement die technischen Schritte integrieren, einplanen und in Echtzeit überwachen.
Eine kontinuierliche Automatisierung der Prozesse nimmt Rücksicht auf Budgets und Kapazitäten. Dazu sollten die Prozesse aber von vornherein so dokumentiert werden, dass sie sich gut auftrennen lassen. Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen der einzelnen Schritte sind ebenso wichtig wie die Dokumentation der Datenflüsse. Die Datenlogistik ist letztlich das wichtigste Element. Dabei gilt es, Medienbrüche möglichst zu vermeiden, weil sie Verzögerungen bedeuten oder Fehlerquellen darstellen können.
Wenn sich der gelebte Business Prozess zu weit von der Dokumentation entfernt, ist diese quasi wertlos. Deshalb sollte in der Prozessmanagementsoftware jede Änderung einfach einzupflegen sein. Außerdem muss die Integration der technischen Schritte durch die Prozessverantwortlichen mit wenig Aufwand und ohne externe Hilfe anpassbar sein.